Kokoa tapahtumasi tekijät ajoissa. Se, mikä on ajoissa, riippuu tapahtuman luonteesta. Tekijöitä kootessa on hyvä huomioida kaikki osa-alueet: varsinaisen ohjelman toteutus, ruokailut, muut huoltotoimet sekä mahdolliset muut tarvittavat henkilöt.
Hyvässä tiimissä on kasvutila myös uusille järjestäjille ja ns. oppipojille.
Voit hakea tekijöitä tapahtumaasi piirin pestihaun kautta. Tällöin ole yhteydessä toimihenkilöön tarvittavien Kuksa-oikeuksien lisäämiseksi.
Tapahtuman suunnittelu vaatii yleensä kokouksia. Tapahtumasta ja sen luonteesta riippuu, mikä on mielekäs määrä kokouksia ja mikä on niille tarkoituksenmukainen aikataulu. Kannattaa myös miettiä, milloin kokous on järkevintä pitää kasvotusten ja milloin etäkokoustaminen esimerkiksi Teamsin välityksellä on tehokkainta. Etäkokouksen saa usein sovittua helpommin, mutta se ei mahdollista samalla tavalla staabin ryhmäytymistä.
Kokouskulut on syytä huomioida budjettia laadittaessa. Kokoustilat ja kokouseväät saattavat muodostaa suuria eriä erityisesti suuria tapahtumia järjestettäessä, jos pidetään useampia viikonlopun mittaisia kokouksia tai seminaareja.
Kokouksia varten, joissa suurin osa ryhmästä on läsnä ja joku etänä, kannattaa lainata piiritoimistolta Jabra-mikrofoni/kaiutin suuremman ryhmän kuulumisen takaamiseksi.
Kokoustaa voi myös Joutseno-talolla. Kysy ja sovi asiasta hyvissä ajoin piirihallituksen jäsenen kanssa.
Ohjelman suunnittelussa tulee aina pitää mielessä tapahtuman tavoitteet. Ikäkausitapahtumien tavoitteena on toki järjestää hauskaa ohjelmaa, mutta sen tulisi olla myös kasvatustavoitteiden mukaisesti kasvattavaa ja kehittävää. Sama koskee kilpailuja. Koulutusten ohjelmaa säätelee tarkkaan määritelty kurssisisältö.
Ohjelman suunnittelussa otetaan huomioon mahdolliset rinnakkaiset ohjelmat ja kierto ohjelmasta toiseen. Jokaiseen ohjelman osa-alueeseen, myös ohjeisohjelmiin, kuten lipunnostoon ja iltaohjelmiin, on nimettävä vastuuhenkilöt. Työnjako tulee tehdä riittävän aikaisin, jotta jokaiselle jää riittävästi aikaa suunnitella oma osuutensa huolella. Työnjaon tulee olla selkeä, jotta vältytään päällekkäisyyksiltä ja väliinputoamisilta. Tekijöitä on syytä kannustaa kommunikoimaan keskenään niin, että eri osioiden ohjelmat ovat linjassa toistensa kanssa.
Jos tapahtumalla on ennakkotehtäviä tai vastaavia, on nämäkin muistettava suunnitella ennakkoon.
Ohjelman ja talousarvion on syytä kulkea käsi kädessä. Ohjelmaan on syytä varata riittävästi rahaa budjetista, jotta ohjelma ei latistu budjettirajoitusten takia. Erityisvarusteita tai ohjelmapalveluita vaativat ohjelmat voivat olla suurikin menoerä. Ohjelmaa ja sen kustannuksia mietittäessä on muistettava huomioida kaikkien ohjelman toteutukseen tarvittavien materiaalien ja varusteiden hankintakustannukset.
Monisteet
Pyri tarkoituksenmukaiseen kopiointiin. Piiritoimistolla on mahdollista monistaa ja tulostaa tarpeen mukaan niin mustavalkoisena kuin värillisenä. Huomioithan, että sinun tulee sopia pääsystä piiritoimiston tulostimen ääreen hyvissä ajoin piirihallituksen jäsenten kanssa, joilla on avaimet toimistolle.
Tarvikkeet
Mieti aina huolella, mitä tarvikkeita tapahtuman järjestäminen vaatii ja osta vain harkiten. Tämä on olennaista sekä talouden että vastuullisuuden näkökulmasta.
Tarvikkeita voi löytyä myös piiritoimistosta, mikäli ne ovat sellaisia, joita on todennäköisesti käytetty myös muissa tapahtumissa. Myös videotykkejä yms. löytyy toimistosta ja niitä saa mielellään lainata käyttöön. Lainaamisen järjestelyistä tulee sopia piirihallituksen jäsenen kanssa ja huolehtia myös materiaalien palautus toimistolle tapahtuman jälkeen.
Hankinnat
Sovi suurimmista hankinnoista toiminnanalan työntekijän tai piirinjohtajan kanssa. Tilaisuuden johtajana valvot, että ostot ovat harkittuja ja pysyvät talousarviossa. Hankinnat tulee tehdä piirin talousohjeen mukaisesti ja kilpailuttaa tai vähintään vertailla asianmukaisesti. Hankintoja tehdessä on syytä muistaa myös partioihanteet ja arvot ja välttää ympäristöä kuormittavia tai epäeettisesti tuotettuja tarvikkeita.
Piirillä on käytössä sähköinen ostolaskujen kierrätys. Noudata kulu- ja verkkolaskutuksen ohjeita. Suuremmat hankinnat kannattaa sopia laskutettavaksi suoraan piiriltä verkkolaskuna. Piiritoimiston osoitteeseen ei saa ohjata paperilaskuja!
Etelä-Karjalan Partiolaiset ry:n laskutusohje löytyy täältä
Isompien tapahtumien kustannuksiin on mahdollista hakea ennakkoa. Ole tällöin yhteydessä hyvissä ajoin oman osa-alueesi piirihallituksen jäseneen tai toimihenkilöön.
Onnistunut ruokahuolto on avain onnistuneeseen tapahtumaan. Tapahtumaa suunniteltaessa on syytä pohtia jo hyvissä ajoin, kuinka ruokailut toteutetaan. Ruokailuissa on syytä huomioida riittävän tiheä ruokarytmi, riittävän monipuolinen ruoka sekä tapahtuman erikoispiirteet. Myös osallistujat vaikuttavat ruokailuun, sillä sudenpennut syövät erilaista ruokaa ja paljon vähemmän kuin esimerkiksi poikavoittoinen PJ-kurssin porukka.
- Kuka ruuan valmistaa: kokit vai osallistujat itse?
- Kuka tekee ruokalistan: kokit, tapahtumanjohtaja vai osallistujat itse?
- Kuka hankkii tarvikkeet ja milloin?
- Ruokarajoitteiden huomioiminen
Myös erikoisruokavalioita noudattaville tulee olla tarjolla monipuolista ja ravitsevaa ruokaa, joka on henkilölle turvallista ja vastaa laadultaan muiden osallistujien ruokaa. Älä siis tarjoa erikoisruokavaliona selkeästi muiden ruokaa ”huonompaa” ruokaa, jotta vältytään jälkipuheilta. Jos muille on tarjolla täytekakkua, pyri löytämään myös gluteenittomille ja munattomille jokin muukin vaihtoehto kuin kaurakeksi. Et olisi siihen itsekään tyytyväinen. Samoin, kasvisruokailijoille on tarjottava riittävästi proteiinia. Älä myöskään yhdistä kaikkia erikoisruokavalioita yhdeksi hajuttomaksi, mauttomaksi, värittömäksi ja sisällöttömäksi ruuaksi, jolloin esimerkiksi tomaattiallergikko joutuu syömään bolognesen sijaan mausteetonta, gluteenitonta, porkkanatonta, tomaatitonta kasvisruokaa.
Piirin kestävän kehityksen linjausten mukaisesti vähintään puolet tapahtumassa tarjottavasta ruuasta tulee olla kasvisruokaa. Myös satokauden tuotteita on hyvä pyrkiä hyödyntämään mahdollisuuksien mukaan.
Pyri arvioimaan ruokien määrät niin, että suurelta hävikiltä vältytään. Varaa mahdollisuuksien mukaan pakastepusseja ja tapahtuman aikana syntyviä rasioita ylijäämäruokien kotiin viemiseksi.
Mikäli kaikki osallistujat tulevat samalta suunnalta (harvinaista) tai matka on poikkeuksellisen pitkä, voidaan miettiä yhteiskuljetuksen hankkimista. Tällöin kuljetukset tulee kilpailuttaa vähintään muutamalla toimijalla kilpailukykyisen hinnan varmistamiseksi. Yhteiskuljetusten kanssa on siis syytä olla hyvissä ajoin liikkeellä.
Yhteiskuljetukset ovat monesti myös suuri menoerä, ellei niistä peritä erillistä kuljetusmaksua, joten nämä on syytä ottaa huomioon budjettia tehtäessä.
Joskus yhteiskyyti voi olla myös kyyti partioaluksella. Jos suunnitelmissa on laivakyyti, olethan hyvissä ajoin yhteydessä kyseisen lippukunnan aluksesta vastaavaan henkilöön. Ota huomioon, että alusten liikuttelu vaatii melkoisesti polttoainetta, joten budjettia laatiessa on syytä kysyä, kuinka paljon alusten kustannuksiin on syytä varata. Toisinaan lippukunnalla saattaa olla myös suunnitteilla kunnostustoimia alukselle, joka voi tarkoittaa, ettei alus ole käytettävissä toivomanasi ajankohtana.
Kimppakyyteihin on aina syytä kannustaa vaikkapa kyytipörssin muodossa.
Ruoka- ym. tavaroiden kuljettamisesta kursseille tai muihin partiotapahtumiin maksetaan, jos menot on huomioitu tapahtuman talousarviossa. Pääsääntöisesti kuljetuksista maksetaan vain yhdelle henkilölle. Kuljetuksista haetaan kulukorvaus kululasku.partio.fi –kautta hyväksyttyjen kilometrikorvausten mukaisesti. Hyväksytyt kilometrikorvaukset löytyvät tämän ohjeen liitteenä. Korvaus maksetaan vain niille, jotka ovat maksaneet kuluvan vuoden jäsenmaksun.
Kaikki tapahtuman osallistujat, myös johtajat ja muut järjestäjät, kirjataan Kuksaan. Kuksassa voidaan määrittää kunkin osallistujan osallistujatyypiksi esim. johtaja, staabi, kokki, kouluttaja jne. Huomaathan, että nämä vaikuttavat tekijöiden mahdollisuuksiin nähdä tietoja ilmoittautuneista ja muokata tapahtumaa. Johtaja merkitään vain tapahtuman virallisille johtajille, muut ovat esimerkiksi staabia. Näin rajataan luottamuksellisten henkilötietojen tarpeetonta leviämistä. Tapahtuman osallistujat voi myös lisätä jälkikäteen, jos tapahtumaan ilmoittautuminen on muulla tavalla.
Myös kisailmoittautumiset tehdään Kuksan kautta. Toistaiseksi kisailmoittautumisen tekee vartionjohtaja ja muut kisavartion jäsenet näkyvät muissa ilmoittautumistiedoissa.
Kun ilmoittautuminen on Kuksaan, tapahtumanjohtaja saa tarvittavat osallistujalistat Kuksasta. Jos ilmoittautuminen on järjestävälle taholle, niin nimilista tulee täydentää Kuksaan mahdollisimman pikaisesti tapahtuman jälkeen mahdollista laskutusta ja arkistointia varten.
Tapahtuman tekijät saavat tulostettua Kuksasta osallistujaluetteloita tiedostoiksi sekä paperille. Turhia tulosteita tulee välttää ja kaikkien tiedostojen ja tulosteiden säilytyksestä ja asianmukaisesta tuhoamisesta tulee aina huolehtia tietosuoja-asetusten mukaisesti. Käytännössä tämä tarkoittaa, että tapahtumanjohtaja silppuaa tai polttaa kaikki paperiset osallistujaluettelot tapahtuman jälkeen. Tiedostoja tuhottaessa on muistettava tyhjentää myös roskakori.
Lähetä innostava ja selkeä kirje osallistujille 1-2 viikkoa ennen tapahtumaa. Viestin voit lähettää myös suoraan Kuksan kautta. Muista lisätä huoltajat postituslistalle, jos osallistujissa on alaikäisiä.
Osallistujakirjeen tulee sisältää mm. seuraavat asiat:
- tilaisuus, aika, paikka
- tarkka alkamis- ja päättymisaika sekä tarvittavat tiedot siirtymisistä
- ohjelma tarvittavin osin
- varusteluettelo
- mahdolliset ennakkotehtävät
- ajo-ohje
- vastuuhenkilön yhteystiedot
Kilpailuiden ennakko-ohjetta koskee tarkemmat ohjeet, jotka löytyvät PT-kilpailujen järjestelyohjeesta.
Tapahtuman suunnittelussa on aina huomioitava ennalta myös turvallisuusnäkökulmat ja laadittava turvallisuussuunnitelma. Tapahtumanjohtajan on tunnettava SP:n Turvallisuusohjeet ja niiden vaatimukset. Tapahtuman staabin on syytä tehdä riskiarvio potentiaalisista riskeistä, niiden todennäköisyydestä sekä niihin varautumisesta.
Suurten tapahtumien kohdalla on syytä selvittää myös mahdolliset viranomaisten vaatimukset tapahtuman järjestelyihin liittyen. Monesti ennakointi voi olla hyvä vaihtoehto ja esimerkiksi olla omatoimisesti yhteydessä pelastuslaitokseen ja tarjota heille mahdollisuutta ottaa kantaa tapahtuman turvallisuusjärjestelyihin.
- ensiapuvälineistö tapahtumapaikalla
- alkusammutusvälineistö tapahtumapaikalla
- puhelinyhteydet
- auto ja kulkuyhteydet tapahtumapaikalle, huom! mahdolliset lossit ja niiden liikennöinti sekä yhteystiedot
- tapahtumapaikan tarkka osoite / koordinaatit hätäpuhelua varten
Tapahtuman staabin on syytä pohtia myös henkistä turvallisuutta erityisesti suurempien tapahtumien yhteydessä. Kuinka varaudutaan kiusaamiseen, tapaturmien käsittelyyn tai muuhun epäasialliseen käytökseen? Kaikkien tapahtuman tekijöiden on syytä olla suorittanut Turvallisesti yhdessä -koulutus ja tarvittaessa keskustella asiasta esimerkiksi työntekijän tai seppojen kanssa.
Tapahtumapaikkaan liittyen on syytä miettiä ja selvittää ennalta mm.:
- mistä ja milloin avaimet noudetaan
- sopia, kuka käy noutamassa avaimet
- onko tarpeen mennä lämmittämään ennalta
- onko tarpeen järjestää aurausta
- kuinka eri toiminnot, esimerkiksi rinnakkaiset ohjelmat, sijoittuvat tapahtumapaikalla