Tapahtuman napakka aloittaminen antaa tapahtumalle ryhdikkään tuntuman ja auttaa viemään tapahtuman onnistuneesti hyvässä hengessä läpi. Aloitukseen kannattaa siis satsata ja miettiä, kuinka tapahtuma käynnistetään. Tyypillinen tapa tähän on lipunnosto tai jokin muu lyhyt avajaisseremonia.
Tapahtuman aluksi on syytä kerrata kaikille tapahtuman säännöt ja yleiset käytännöt sekä eri toimintojen, kuten WC:n, sijainti, jotta jokaisella on mukava olla tapahtumassa. Näin kaikki tietävät kuinka toimia, eikä pienet epäselvyydet vie huomiota muulta ohjelmalta. Samoin kaikkien avainhenkilöiden esittely on syytä tehdä heti aluksi. Näin tekijöiden puoleen on helpompi kääntyä ongelmatilanteissa ja mieltä vaivaavat ongelmat saadaan nopeasti ratkaistua.
Tapahtumanjohtajan on syytä huolehtia siitä, että ohjelma pysyy suunnitellussa aikataulussa, jotta kaikki ehditään tehdä. Pieniä heittoja tulee aina, mutta niihin on pystyttävä vastaamaan niin, että kokonaisaikataulu ei kärsi. Tarvittaessa on otettava käyttöön suunnitelma B tai improvisoitava.
Tapahtumanjohtaja vastaa myös siitä, että tekijöillä pysyy homma hallussa. Esimerkiksi koulutuksissa sisältö on määritelty hyvin tarkasti, joten koulutusten on katettava annetut aiheet. Jos jokin aihe jää yhdessä kohtaa käsittelemättä, pitää se saada liitettyä mukaan toisessa kohtaa tai korvattava erillisin tehtävin. Kokonaisuus on siis pystyttävä hallitsemaan niin, että osallistujilla on mukavaa ja että tapahtuman tavoitteet täyttyvät.
Tekijöiden on syytä pitää yhtä myös tapahtuman aikana. Yleensä hyvä käytäntö on pitää illalla ohjelman päätyttyä staabin yhteinen kokous vaikkapa teekupin äärellä. Staabin palavereissa on hyvä käydä läpi kulunut päivä.
- Miten päivä yleisesti ottaen meni?
- Millaista palautetta osallistujilta on kuulunut?
- Millaista palautetta staabi antaa toisilleen?
- Mitä opittiin, mitä on syytä muuttaa seuraavalle päivälle?
Samoin palaverissa käydään läpi seuraava päivä niin, että jokainen staabin jäsen on selvillä, mitä seuraavana päivänä on tapahtumassa. Tässä kohtaa voidaan vielä säätää, tarkentaa, täsmentää ja muuttaa jos suunnitelmat ovat muuttuneet tai olleet puutteellisia. Seuraavan päivän suunnitelmaa on myös syytä peilata kuluneeseen päivään pohtien, onko jotain tarvetta muuttaa.
Staabin yhteisten kokousten tarkoitus ei ole pelkästään tiedon välittäminen ja ohjelman toteutuksen tarkistaminen, vaan olennaista on myös ylläpitää ja kehittää staabin yhteishenkeä tapahtuman aikana. Hyviä keinoja tähän on esimerkiksi ottaa kierros siitä, millaisin fiiliksin kukin on kyseisellä hetkellä. Tässä kohtaa tulee usein esiin, jos joku ei meinaa jaksaa tai jokin painaa mieltä. Staabin kokouksen yhteyteen voi suunnitella myös jotain pientä ”johtajahuoltoa” tsemppaamaan porukkaa.
Tapahtumanjohtajan ja mahdollisen pestijohtajan on syytä kiinnittää huomiota staabin sisäiseen tunnelmaan ja yhteistyöhön. Jokaisen tulee jaksaa ja viihtyä pestissään ja välejä hiertäviin erimielisyyksiin on syytä puuttua ennen kuin tilanne tulehtuu pahasti. Näin koko staabi voi paremmin. Heidän on myös hyvä muistaa kiittää tekijöitä aktiivisesti koko tapahtuman ajan ja pyrkiä luomaan ilmapiiriä, jossa kiitetään, kehutaan ja arvostetaan toisten panosta.
Muistakaa tiedottaa mahdollisista muutoksista yms. tapahtuman sisällä niin, että kaikki ovat tietoisia vaikkapa aikatauluihin liittyvistä muutoksista.
On kiva, jos tapahtumasta viestitään piirin Instagram-tilille tapahtuman aikana. Tämä saattaa helposti jäädä tapahtuman ollessa täydessä vauhdissa. Täysin hyvä vaihtoehto on myös tehdä päivän päätteeksi koonti päivän tapahtumista ja tunnelmista.
Sosiaalisten medioiden päivittäminen aktiivisesti erilaisista tapahtumista tuo esiin partion monipuolisuutta ja piirin aktiivisuutta.
Tapahtumasta kannattaa ottaa yleisesti valokuvia käytettäväksi myöhemmin muiden partiotapahtumien markkinoimiseen. Valokuvaus voidaan myös nimetä erikseen jonkun henkilön vastuulle ja isommissa tapahtumissa on syytä olla jopa useampia kokoaikaisia valokuvaajia. Tämän lisäksi pienemmistäkin tapahtumista on syytä ottaa vähintään muutamia hyviä kuvia.
Otathan sellaisia kuvia, jotka luovat partiosta positiivista mielikuvaa eli iloisia ihmisiä tekemässä jotain hauskaa yhdessä. Tarkempia ohjeita hyvistä kuvausaiheista löytyy SP:n Graafinen ohje ja kuvausohje -sivulta.
Valokuvien laatuun kannattaa panostaa. Katso, että kuva rajautuu järkevästi, se on tarkennettu kunnolla ja että sen valotus on sopiva jne. Normaalisti hyvällä kännykkäkameralla otetut kuvat ovat laadultaan riittäviä, mutta hämärässä ja pimeässä tarvitaan yleensä parempaa kalustoa. Myös kännykkäkameralla otettuja kuvia kannattaa käsitellä hieman ennen niiden jakamista: katso rajaukset kuntoon ja korjaa maltillisesti esimerkiksi valotusta.
Piirillä on myös lainattavissa helppokäyttöinen digikamera.
Muistathan ottaa huomioon sellaiset henkilöt, jotka ovat nimenomaisesti kieltäneet kuvaamisensa ja kuviensa julkaisemisen. Heille kannattaa tarjota mahdollisuutta kiinnittää jokin merkki esimerkiksi huiviinsa, jolloin heidät on helppo tunnistaa jo otetuista kuvista ja poistaa tällaiset kuvat käytöstä.
Jotta suhteet tapahtumapaikan omistajaan pysyvät kunnossa ja paikka on jatkossakin käytettävissä partiotapahtumien järjestämiseen, on tapahtumapaikasta syytä pitää huolta.
Käytetyt tilat siivotaan kunnolla ja huolehditaan hyvään kuntoon ennen pois lähtöä. Siivoukselle tulee varata riittävästi aikaa ja jakaa tehtävät selkeästi niin, että kaikki tulee tehtyä. Siivouksessa noudatetaan periaatetta ”pikkuisen parempana kuin sen löysit”.
Tapahtumapaikalta poistuttaessa huolehditaan, että lämmöt jäävät oikeaan asentoon, ikkunat ja ovet tulevat suljetuiksi kunnolla. Roskat ja tuhkat huolehditaan niille tarkoitettuun paikkaan. Avaimet palautetaan sovittuun paikkaan sovittuna aikana.
Jos jotain hajoaa, ilmoita asiasta paikan omistajalle reilusti. Yleensä korvaus on sovittavissa kohtuulliseksi tai vakuutus korvaa sen. Siksi pientä lisälaskua ei kannata pelätä, sillä ilmoittamatta jätetyt hajottamiset jättävät todella ikävän kuvan partiolaisista. Olethan siis tässäkin asiassa reilu ja rehellinen.
Muistattehan täyttää myös vieraskirjan, mikäli paikassa on sellainen.
Myös tapahtuman aikana on syytä kerätä palautetta osallistujilta yleisen ilmapiirin seuraamiseksi ja mahdollisten ongelmien korjaamiseksi. Palautteen kerääminen tapahtuman aikana voi olla helppoa ja nopeaa, kuten käpyämpärit ruokajonon yhteydessä (”Pudota käpy valitsemaasi ämpäriin sen mukaan, kuinka tyytyväinen olet ruokailuihin.”) tai peukkubarometri ohjelman päätteeksi (”Nosta peukku ylös, jos olit tyytyväinen ohjelmaan. Osoita peukulla sivulle, jos et ollut ihan tyytyväinen, ja osoita peukulla alas, jos homma ei toiminut.”)
Palautteen keräämiseen löytyy netistä selaamalla paljon erilaisia vinkkejä, eikä palautteen antamisen tarvitse olla tylsää. Palaute voi olla myös paperilla esim. WC:n seinällä.
Tapahtuman tekijöiden tulee muistaa myös käsitellä ja analysoida saamansa palaute ja ryhtyä tarvittaviin toimiin, jotta palautteen keräämisellä on merkitystä.
