Palauta lainattu välineistö ja tarvikkeet välittömästi tapahtuman jälkeen toimistoon omille paikoilleen, ja ilmoita mahdolliset puutteet/rikkoutumiset piirihallituksen jäsenelle. Varmistathan, että piirin videotykin mukana palautuu kaikki sen mukaan kuuluvat johdot.
Jos tapahtumasta jäi sellaista materiaalia, jota ei ole järkeä säilyttää piiritoimistolla tai piirin varastolla, mutta jota ei kannata heittää pois, voi sitä tarjota piirin lippukunnille reilua menettelyä käyttäen esim. askartelutarpeiksi.
Kuksa
Tapahtuman Kuksa-rekisteri tulee saattaa tapahtuman jälkeen ajan tasalle. Tarkistakaa, että tapahtuman osallistujatiedot ovat Kuksassa oikein (oikeat henkilöt, oikeat osallistujatyypit, peruutukset). Kuksaan tulee olla merkittynä kaikki tapahtumaa tekemässä olleet henkilöt eli koko staabi. Kisojen osalta tämä tarkoittaa kaikkien rastihenkilöiden lisäämistä. Mikäli oikeutesi eivät riitä kaikkien henkilöiden lisäämiseen, toimita lista puuttuvista henkilöistä työntekijälle.
Ikäkausien ohjelmatapahtumissa sekä koulutuksissa osallistujille tulee myös merkitä tapahtuman puitteissa tehdyt suoritukset. Esimerkiksi sudenpentujen piiripäivässä suorittama jälki merkitään Kuksaan tapahtuman aktiviteetit ja merkit -osioihin samoin kuin akelakurssilla suoritetut moduulit merkitään tapahtuman koulutukset -osiossa. Näin tieto suorituksista siirtyy tapahtuman osallistujien Kuksa-tileihin.
Jemma
Jotta tapahtumasta jää mahdollisimman paljon tietoa seuraavien tapahtuman tekijöiden avuksi, toimitathan kaikki mahdollisesti tarpeelliset tiedostot piirin Jemmaan. Tapahtuman tekijöillä pitäisi olla tunnukset piirin Jemmaan, jolloin voitte itse tallentaa kansioonne kaikki sellaiset tiedostot, joita Jemmassa ei vielä syystä tai toisesta ole. Mikäli tallennuspaikasta on epäselvyyttä tai tekijöillä ei ole riittäviä oikeuksia, apua voi pyytää työntekijältä.
Esimerkkejä ainakin tallennettavista tiedoista ovat:
- Tapahtuman ohjelma ja aikataulu
- Tapahtumapaikka, tapahtumapaikan “kaavoitus”, mahdolliset reitit
- Organisaatiokaavio
- Talousarvio ja tilinpäätös / yhteenveto tapahtuman taloudesta
- Loppuraportti / -yhteenveto
- Yhteenveto palautteesta
- Mahdollisia ohjelmassa käytettyjä materiaaleja, kuten koulutusmateriaaleja
Suuremmissa tapahtumissa myös mm.
- Kokouspöytäkirjat
- Viestintäsuunnitelma
- Markkinointi- ja tiedotusmateriaalia
- Riskikartoitukset, turvallisuus-/pelastussuunnitelmat
Tapahtuma tulee saattaa päätökseen myös talouden osalta mahdollisimman pian tapahtuman jälkeen.
Tee kululaskusi kululasku.partio.fi -sivun kautta viimeistään kuukauden kuluessa. Kuukauden määräaikaa noudatetaan ehdottomana aikarajana. Muistutathan myös muita tekijöitä toimittamaan kuittinsa kululaskujärjestelmään mahdollisimman pian tapahtuman jälkeen.
Tee tapahtuman taloudesta yhteenveto nähdäksesi, kuinka budjetointi onnistui. Suuremmilta tapahtumilta voidaan vaatia myös erillistä tilinpäätöstä koko projektin arvioimiseksi. Vaikka virallista tilinpäätöstä ei tarvittaisikaan, on tapahtumanjohtajan hyvä tehdä karkea tilinpäätös omaa oppimista ja seuraavan vastaavan tapahtuman järjestäjää tukemaan.
Tapahtumista on toivottavaa saada juttu Heimoviesti-mediaan, sillä jutut erilaisista tapahtumista ovat mitä mielenkiintoisinta sisältöä. Sopikaa siis jo ennakolta, kuka tai ketkä kirjoittavat jutun Heimoviestiin. Tehtävän voi ulkoistaa myös osallistujille, mutta heitä tulee ohjata niin, että juttu saadaan ajoissa lehteen.
Kuvat ovat kiinnostavia ja kertovat enemmän kuin sanat, on juttuun hyvä lisätä myös kuvia. Tähän voidaan käyttää niitä tapahtuman aikana otettuja markkinointikuvia. Jos kirjoittaminen takkuaa, pääsee helpolla toteuttamalla ”kuvakertomuksen” valokuvien avulla.
Heimoviestimedia mahdollistaa juttuihin myös videota, jos sellainen tuntuu omalta.
Ohjeet juttujen kirjoittamiseen löytyvät täältä. Ohjeita saa myös piirin viestintäryhmältä sekä viestinnän työntekijältä.
Heimoviestin aineistot toimitetaan heimoviesti(a)partio.fi.
Kaikista tapahtumista tulee kerätä palautetta toiminnan kehittämistä varten. Keinoja palautteen keräämiseen on monia ja tapahtuma valitsee haluamansa tavan. Pienemmissä tapahtumissa palaute voidaan kerätä viimeisen ohjelman päätteeksi paperille, mutta suuremmissa tapahtumissa sähköinen palautekysely tapahtuman jälkeen lienee käytettävin. Helppokäyttöinen ja ilmainen ohjelma sähköiseen palautteen keräämiseen on Google Forms. Oli palautteen keräystapa mikä tahansa, palaute tulisi saattaa kirjalliseen muotoon.
Palaute tulee kerätä osallistujilta mahdollisimman pian tapahtuman jälkeen, jotta se ei unohdu ja jotta vastaukset saadaan kattavina. Palautekysely kannattaa siis tehdä valmiiksi etukäteen ja jakaa kyselyn osoite tapahtuman lopuksi. Näin palautteen voi antaa saman tien vaikkapa kotimatkalla.
Tapahtuman tekijöiden on hyvä käsitellä palaute oppimismielessä ja sisällyttää sen pääpointit myös loppuraporttiin.
Tapahtuman tekijöiden on hyvä kokoontua palautekeskusteluun joko heti tapahtuman päätyttyä tapahtumapaikalla tai myöhemmin erikseen järjestettävässä kokouksessa. Tekijöiden on syytä pohtia tapahtuman onnistumisia ja kehittämisen kohteita yhdessä, jotta jokainen tekijäkin pääsee oppimaan tapahtumasta. Samassa yhteydessä on hyvä käsitellä myös tapahtumasta kerätty palaute. Kokouksen ajankohta tulee ottaa huomioon päätöspalautteen keräystapaa valittaessa.
Kaikista tapahtumista, mutta erityisesti suuremmista kisoista ja leireistä, on syytä laatia loppuraportti. Se voi olla lyhyt yhteenveto siitä, mitä tehtiin ja miten onnistuttiin sekä kehitysehdotuksista. Vaihtoehtoisesti se voi olla pitkä, perusteellinen ja huolellisesti laadittu analyysi tapahtumasta. Loppuraportin ideana on aina peilata tapahtuman onnistumista ja antaa seuraaville tekijöille paremmat eväät onnistua.
Loppuraportti tulee toimittaa mieluiten sähköisessä muodossa piirihallitukselle hyväksyttäväksi.
Hyviä tekijöitä ja tukijoita kannattaa kiittää. Muistathan siis tapahtumanjohtajana kiittää tiimiäsi kunnolla tapatuman jälkeen. Kiitos voi olla yksinkertainen postikortti, jonka yhteydessä kiität tehdystä työstä. Se voi olla tapahtuman oma palkinto / ansiomerkkijärjestelmä, joka toteutetaan hyvässä hengessä ja kaikkia arvostaen tai vaikkapa retkeilytarvike.
Ansiokkaasta työstä voi toki kiittää myös ehdottamalla tekijälle ihkaoikeaa ansiomerkkiä. Ohjeet ansiomerkkien ehdottamiseen ja myöntämiseen löytyvät täältä. Ansiomerkkiasioissa voit kääntyä myös piirin ansiomerkkiryhmän puoleen. Kiitos voi olla myös julkinen kehu esimerkiksi tapahtuman päättäjäisissä, kaatajaisissa tai somessa.
Kiittää voi myös järjestämällä tekijäporukalle kaatajaiset pitkän projektin päätteeksi. Kaatajaiset ja muut kiittämiset tulee huomioida jo tapahtuman talousarviota tehtäessä ja ne tulee suhteuttaa budjetista jäljellä olevaan rahasummaan eli jos tapahtuma on tehnyt tappiota, ei kovin reippaita kaatajaisia järjestetä tapahtuman budjetista.
