Tapahtuman muistilista | Etelä-Karjalan Partiolaiset

Vähintään 3 kk ennen

Ajankohdan tarkistaminen, paikan päättäminen ja varaaminen sekä tapahtuman tietojen päivittäminen Kuksaan ja Kuksa-tapahtuman avaaminen näkymään tapahtumakalenterissa
Tapahtuman johdon pestaus
Suunnittelu- ja valmisteluaikataulun laatinen, johdon kokousajankohdista sopiminen
Tavoitteista ja teemasta päättäminen
Tehtäväjako
Talousarvion tarkistaminen ja palauttaminen takaisin piiritoimistoon
Muonituksen suunnittelu ja vastuuhenkilön valinta
Mainostuksen suunnittelu
Tutustuminen tapahtumaa ohjaaviin materiaaleihin, ohjeisiin ja aiempien tapahtumien palautteisiin, loppuraportteihin jne

Noin 2-3 kk ennen

Tapahtuman ohjelman suunnittelu ja rupeamajako
Vastuualueiden jakaminen (kalusto, lipunnostot, oheisohjelma, tarvikkeiden varaukset ja haku, materiaalien hankinnat, kuljetukset, ensiapu, paperityöt, polttopuut, tilat, kartta, juomavesi, jne)
Mainoksen laatiminen ja toimittaminen Heimoviestiin ja piiritoimistolle
Mainostaminen Facebookissa ja Instagramissa

Noin 1-2 viikkoa ennen

Kurssikirjeen/tiedotteen laatiminen ja lähettäminen osallistujille
Oheisohjelman valmistelu (lipunnostot, tervetulotoivotukset ja päätössanat, ruokalaulut, iltaohjelmat, hiljentymiset, taukoleikit, syntymäpäivät, todistusten/palkintojen jako jne)
Koko ohjelman ja muiden valmistelujen tarkistaminen
Osallistujien jako alaryhmiin / vartioihin
Kaluston ja materiaalien hankinta, avainten haku
Todistusten, merkkien, palkintojen yms hankinta
Viime hetken ongelmien ratkonta, ajankohtaisista asioista tiedottaminen
Sovi miten tapahtumasta tehdä juttu Heimoviestiin (verkkomediaan/piirilehteen)

Tapahtuman aikana

Aikataulun ja toteutuksen kokonaisuuden seuraaminen
Päivittäiset palaverit staabin kanssa
Pikapalautteen kerääminen osallistujilta
Tapahtumasta viestiminen Facebookiin ja Instagramiin
Tapahtuman parhaiden palojen sekä arjen valokuvaaminen

Tapahtuman jälkeen

Paikan siivoaminen
Kaluston huolto ja palautus
Palautteen keruu
Johdon kiittäminen ja palautekokouksen järjestäminen
Tilinpäätöksen tekeminen ja kuittien toimittaminen toimistolle kuukauden sisällä
Osallistujien tarkentaminen Kuksaan sekä suoritusten merkitseminen
Tulosten/todistusten/palkintojen/materiaalien/kuvien yms. toimittaminen kurssilaisille, toimistolle, Heimoviestiin…
Jälkitehtävien valvonta
Loppuraportin laatiminen ja osallistujien tarkennus Kuksaan

Tulosta

Katso myös

Tapahtuman aikana

[partio_read_more content="%3Cp%3ETapahtuman%20napakka%20aloittaminen%20antaa%20tapahtumalle%20ryhdikk%C3%A4%C3%A4n%20tuntuman%20ja%20auttaa%20viem%C3%A4%C3%A4n%20tapahtuman%20onnistuneesti%20hyv%C3%A4ss%C3%A4%20hengess%C3%A4%20l%C3%A4pi.%20Aloitukseen%20kannattaa%20siis%20satsata%20ja%20mietti%C3%A4%2C%20kuinka%20tapahtuma%20k%C3%A4ynnistet%C3%A4%C3%A4n.%20Tyypillinen%20tapa%20t%C3%A4h%C3%A4n%20on%20lipunnosto%20tai%20jokin%20muu%20lyhyt%20avajaisseremonia.%3C%2Fp%3E%3Cp%3ETapahtuman%20aluksi%20on%20syyt%C3%A4%20kerrata%20kaikille%20tapahtuman%20%3Cstrong%3Es%C3%A4%C3%A4nn%C3%B6t%3C%2Fstrong%3E%20ja%20yleiset%20%3Cstrong%3Ek%C3%A4yt%C3%A4nn%C3%B6t%3C%2Fstrong%3E%20sek%C3%A4%20eri%20toimintojen%2C%20kuten%20WC%3An%2C%20sijainti%2C%20jotta%20jokaisella%20on%20mukava%20olla%20tapahtumassa.%20N%C3%A4in%20kaikki%20tiet%C3%A4v%C3%A4t%20kuinka%20toimia%2C%20eik%C3%A4%20pienet%20ep%C3%A4selvyydet%20vie%20huomiota%20muulta%20ohjelmalta.%20Samoin%20kaikkien%20%3Cstrong%3Eavainhenkil%C3%B6iden%20esittely%3C%2Fstrong%3E%20on%20syyt%C3%A4%20tehd%C3%A4%20heti%20aluksi.%20N%C3%A4in%20tekij%C3%B6iden%20puoleen%20on%20helpompi%20k%C3%A4%C3%A4nty%C3%A4%20ongelmatilanteissa%20ja%20mielt%C3%A4%20vaivaavat%20ongelmat%20saadaan%20nopeasti%20ratkaistua.%20%3C%2Fp%3E" button_label="Aloitus" /] [partio_read_more content="%3Cp%3ETapahtumanjohtajan%20on%20syyt%C3%A4%20huolehtia%20siit%C3%A4%2C%20ett%C3%A4%20ohjelma%20%3Cstrong%3Epysyy%20suunnitellussa%20aikataulussa%3C%2Fstrong%3E%2C%20jotta%20kaikki%20ehdit%C3%A4%C3%A4n%20tehd%C3%A4.%20Pieni%C3%A4%20heittoja%20tulee%20aina%2C%20mutta%20niihin%20on%20pystytt%C3%A4v%C3%A4%20vastaamaan%20niin%2C%20ett%C3%A4%20kokonaisaikataulu%20ei%20k%C3%A4rsi.%20Tarvittaessa%20on%20otettava%20k%C3%A4ytt%C3%B6%C3%B6n%20suunnitelma%20B%20tai%20improvisoitava.%3C%2Fp%3E%3Cp%3ETapahtumanjohtaja%20vastaa%20my%C3%B6s%20siit%C3%A4%2C%20ett%C3%A4%20tekij%C3%B6ill%C3%A4%20%3Cstrong%3Epysyy%20homma%20hallussa%3C%2Fstrong%3E.%20Esimerkiksi%20koulutuksissa%20sis%C3%A4lt%C3%B6%20on%20m%C3%A4%C3%A4ritelty%20hyvin%20tarkasti%2C%20joten%20koulutusten%20on%20katettava%20annetut%20aiheet.%20Jos%20jokin%20aihe%20j%C3%A4%C3%A4%20yhdess%C3%A4%20kohtaa%20k%C3%A4sittelem%C3%A4tt%C3%A4%2C%20pit%C3%A4%C3%A4%20se%20saada%20liitetty%C3%A4%20mukaan%20toisessa%20kohtaa%20tai%20korvattava%20erillisin%20teht%C3%A4vin.%20Kokonaisuus%20on%20siis%20pystytt%C3%A4v%C3%A4%20hallitsemaan%20niin%2C%20ett%C3%A4%20osallistujilla%20on%20mukavaa%20ja%20ett%C3%A4%20tapahtuman%20tavoitteet%20t%C3%A4yttyv%C3%A4t.%3C%2Fp%3E" button_label="Johtajan vastuu" /] [partio_read_more content="%3Cp%3ETapahtumasta%20on%20my%C3%B6s%20kiva%20viesti%C3%A4%20erilaisiin%20sosiaalisen%20median%20kanaviin%2C%20jotta%20mahdollisimman%20moni%20p%C3%A4%C3%A4see%20osaksi%20tapahtumaa.%20Voit%20jakaa%20kuvia%20esimerkiksi%20Facebook-tapahtumassa%20tai%20Instagram-tileill%C3%A4.%20My%C3%B6s%20Instagramin%20stories%20toimii%20kivasti%20tapahtuman%20aikana.%20Sosiaalista%20mediaa%20voidaan%20p%C3%A4ivitt%C3%A4%C3%A4%20muiden%20hommien%20lomassa%20tai%20siihen%20voi%20olla%20erikseen%20nimetyt%20vastuuhenkil%C3%B6t%20tapahtuman%20luonteesta%20riippuen.%20P%C3%A4ivitt%C3%A4misest%C3%A4%20piirin%20kanaviin%20voidaan%20my%C3%B6s%20sopia%20piirin%20viestint%C3%A4ministerin%20ja%2Ftai%20Instagramista%20vastaavien%20luottisten%20kanssa%20erikseen.%3C%2Fp%3E%3Cp%3ESosiaalisten%20medioiden%20p%C3%A4ivitt%C3%A4minen%20aktiivisesti%20erilaisista%20tapahtumista%20tuo%20esiin%20partion%20monipuolisuutta%20ja%20piirin%20aktiivisuutta.%3C%2Fp%3E%3Cp%3ETapahtumasta%20kannattaa%20ottaa%20yleisesti%20valokuvia%20k%C3%A4ytett%C3%A4v%C3%A4ksi%20my%C3%B6hemmin%20muiden%20partiotapahtumien%20markkinoimiseen.%20Valokuvaus%20voidaan%20my%C3%B6s%20nimet%C3%A4%20erikseen%20jonkun%20henkil%C3%B6n%20vastuulle%20ja%20isommissa%20tapahtumissa%20on%20syyt%C3%A4%20olla%20jopa%20useampia%20kokoaikaisia%20valokuvaajia.%20T%C3%A4m%C3%A4n%20lis%C3%A4ksi%20pienemmist%C3%A4kin%20tapahtumista%20on%20syyt%C3%A4%20ottaa%20v%C3%A4hint%C3%A4%C3%A4n%20muutamia%20hyvi%C3%A4%20kuvia.%3C%2Fp%3E%3Cp%3EOtathan%20sellaisia%20kuvia%2C%20jotka%20luovat%20partiosta%20positiivista%20mielikuvaa%20eli%20iloisia%20ihmisi%C3%A4%20tekem%C3%A4ss%C3%A4%20jotain%20hauskaa%20yhdess%C3%A4.%20Tarkempia%20ohjeita%20hyvist%C3%A4%20kuvausaiheista%20l%C3%B6ytyy%20%3Ca%20href%3D%22https%3A%2F%2Fwww.partio.fi%2Fpartiolaiselle%2Fapua-ja-ohjeita%2Fgraafinen-ohje%2F%22%20target%3D%22_blank%22%20rel%3D%22noopener%22%3ESP%3An%20Graafinen%20ohje%20ja%20kuvausohje%20-sivulta%3C%2Fa%3E.%3C%2Fp%3E%3Cp%3EValokuvien%20laatuun%20kannattaa%20panostaa.%20Katso%2C%20ett%C3%A4%20kuva%20rajautuu%20j%C3%A4rkev%C3%A4sti%2C%20se%20on%20tarkennettu%20kunnolla%20ja%20ett%C3%A4%20sen%20valotus%20on%20sopiva%20jne.%20Normaalisti%20hyv%C3%A4ll%C3%A4%20k%C3%A4nnykk%C3%A4kameralla%20otetut%20kuvat%20ovat%20laadultaan%20riitt%C3%A4vi%C3%A4%2C%20mutta%20h%C3%A4m%C3%A4r%C3%A4ss%C3%A4%20ja%20pime%C3%A4ss%C3%A4%20tarvitaan%20yleens%C3%A4%20parempaa%20kalustoa.%3C%2Fp%3E%3Cp%3EPiirill%C3%A4%20on%20my%C3%B6s%20lainattavissa%20helppok%C3%A4ytt%C3%B6inen%20digikamera.%3C%2Fp%3E%3Cp%3EMuistathan%20ottaa%20huomioon%20sellaiset%20henkil%C3%B6t%2C%20jotka%20ovat%20nimenomaisesti%20kielt%C3%A4neet%20kuvaamisensa%20ja%20kuviensa%20julkaisemisen.%3C%2Fp%3E" button_label="Viestintä"…

1.2.2019

Etusivu

25.10.2018