Tapahtuman muistilista

Vähintään 3 kk ennen

  • Ajankohdan tarkistaminen, paikan päättäminen ja varaaminen sekä tapahtuman tietojen päivittäminen Kuksaan ja Kuksa-tapahtuman avaaminen näkymään tapahtumakalenterissa
  • Tapahtuman johdon pestaus
  • Suunnittelu- ja valmisteluaikataulun laatinen, johdon kokousajankohdista sopiminen
  • Tavoitteista ja teemasta päättäminen
  • Tehtäväjako
  • Talousarvion tarkistaminen ja palauttaminen takaisin piiritoimistoon
  • Muonituksen suunnittelu ja vastuuhenkilön valinta
  • Mainostuksen suunnittelu
  • Tutustuminen tapahtumaa ohjaaviin materiaaleihin, ohjeisiin ja aiempien tapahtumien palautteisiin, loppuraportteihin jne

Noin 2-3 kk ennen

  • Tapahtuman ohjelman suunnittelu ja rupeamajako
  • Vastuualueiden jakaminen (kalusto, lipunnostot, oheisohjelma, tarvikkeiden varaukset ja haku, materiaalien hankinnat, kuljetukset, ensiapu, paperityöt, polttopuut, tilat, kartta, juomavesi, jne)
  • Mainoksen laatiminen ja toimittaminen Heimoviestiin ja piiritoimistolle
  • Mainostaminen Facebookissa ja Instagramissa

Noin 1-2 viikkoa ennen

  • Kurssikirjeen/tiedotteen laatiminen ja lähettäminen osallistujille
  • Oheisohjelman valmistelu (lipunnostot, tervetulotoivotukset ja päätössanat, ruokalaulut, iltaohjelmat, hiljentymiset, taukoleikit, syntymäpäivät, todistusten/palkintojen jako jne)
  • Koko ohjelman ja muiden valmistelujen tarkistaminen
  • Osallistujien jako alaryhmiin / vartioihin
  • Kaluston ja materiaalien hankinta, avainten haku
  • Todistusten, merkkien, palkintojen yms hankinta
  • Viime hetken ongelmien ratkonta, ajankohtaisista asioista tiedottaminen
  • Sovi miten tapahtumasta tehdä juttu Heimoviestiin (verkkomediaan/piirilehteen)

Tapahtuman aikana

  • Aikataulun ja toteutuksen kokonaisuuden seuraaminen
  • Päivittäiset palaverit staabin kanssa
  • Pikapalautteen kerääminen osallistujilta
  • Tapahtumasta viestiminen Facebookiin ja Instagramiin
  • Tapahtuman parhaiden palojen sekä arjen valokuvaaminen

Tapahtuman jälkeen

  • Paikan siivoaminen
  • Kaluston huolto ja palautus
  • Palautteen keruu
  • Johdon kiittäminen ja palautekokouksen järjestäminen
  • Tilinpäätöksen tekeminen ja kuittien toimittaminen toimistolle kuukauden sisällä
  • Osallistujien tarkentaminen Kuksaan sekä suoritusten merkitseminen
  • Tulosten/todistusten/palkintojen/materiaalien/kuvien yms. toimittaminen kurssilaisille, toimistolle, Heimoviestiin…
  • Jälkitehtävien valvonta
  • Loppuraportin laatiminen ja osallistujien tarkennus Kuksaan

Tulosta