Vähintään 3 kk ennen
- Ajankohdan tarkistaminen, paikan päättäminen ja varaaminen sekä tapahtuman tietojen päivittäminen Kuksaan ja Kuksa-tapahtuman avaaminen näkymään tapahtumakalenterissa
- Tapahtuman johdon pestaus
- Suunnittelu- ja valmisteluaikataulun laatinen, johdon kokousajankohdista sopiminen
- Tavoitteista ja teemasta päättäminen
- Tehtäväjako
- Talousarvion tarkistaminen ja palauttaminen takaisin piiritoimistoon
- Muonituksen suunnittelu ja vastuuhenkilön valinta
- Mainostuksen suunnittelu
- Tutustuminen tapahtumaa ohjaaviin materiaaleihin, ohjeisiin ja aiempien tapahtumien palautteisiin, loppuraportteihin jne
Noin 2-3 kk ennen
- Tapahtuman ohjelman suunnittelu ja rupeamajako
- Vastuualueiden jakaminen (kalusto, lipunnostot, oheisohjelma, tarvikkeiden varaukset ja haku, materiaalien hankinnat, kuljetukset, ensiapu, paperityöt, polttopuut, tilat, kartta, juomavesi, jne)
- Mainoksen laatiminen ja toimittaminen Heimoviestiin ja piiritoimistolle
- Mainostaminen Facebookissa ja Instagramissa
Noin 1-2 viikkoa ennen
- Kurssikirjeen/tiedotteen laatiminen ja lähettäminen osallistujille
- Oheisohjelman valmistelu (lipunnostot, tervetulotoivotukset ja päätössanat, ruokalaulut, iltaohjelmat, hiljentymiset, taukoleikit, syntymäpäivät, todistusten/palkintojen jako jne)
- Koko ohjelman ja muiden valmistelujen tarkistaminen
- Osallistujien jako alaryhmiin / vartioihin
- Kaluston ja materiaalien hankinta, avainten haku
- Todistusten, merkkien, palkintojen yms hankinta
- Viime hetken ongelmien ratkonta, ajankohtaisista asioista tiedottaminen
- Sovi miten tapahtumasta tehdä juttu Heimoviestiin (verkkomediaan/piirilehteen)
Tapahtuman aikana
- Aikataulun ja toteutuksen kokonaisuuden seuraaminen
- Päivittäiset palaverit staabin kanssa
- Pikapalautteen kerääminen osallistujilta
- Tapahtumasta viestiminen Facebookiin ja Instagramiin
- Tapahtuman parhaiden palojen sekä arjen valokuvaaminen
Tapahtuman jälkeen
- Paikan siivoaminen
- Kaluston huolto ja palautus
- Palautteen keruu
- Johdon kiittäminen ja palautekokouksen järjestäminen
- Tilinpäätöksen tekeminen ja kuittien toimittaminen toimistolle kuukauden sisällä
- Osallistujien tarkentaminen Kuksaan sekä suoritusten merkitseminen
- Tulosten/todistusten/palkintojen/materiaalien/kuvien yms. toimittaminen kurssilaisille, toimistolle, Heimoviestiin…
- Jälkitehtävien valvonta
- Loppuraportin laatiminen ja osallistujien tarkennus Kuksaan
