Suunnittelu ja alkuvalmistelut

Tapahtuman vastuuhenkilönä toimii tapahtumaan nimetty johtaja. Hän vastaa suunnittelusta ja toteutuksesta sekä raportoinnista. Hän vastaa siitä, että tapahtuma täyttää sille asetetut odotukset ja ettei suunniteltu talousarvio mene miinukselle.

Tapahtumanjohtajan apuna on nämä Ohjeet tapahtumanjohtajalle -nettisivut sekä näiltä sivuilta löytyvä Tapahtumanjohtajan muistilista. Kilpailujen ja koulutusten järjestäjille on myös joitakin erillisiä lisäohjeita, jotka eivät kosketa muita tapahtumia.

Johtajan tapahtumalle pestaa joko toiminnanalasta vastaava ministeri tai joku muu toiminnanalan luottiksista. Hän toimii myös tukena koko pestin ajan. Samoin neuvoja ja tukea saa oman toiminnanalan ryhmältä, esim. kursseihin liittyen koulutusryhmältä, kisoihin kilpailujaostolta sekä ikäkausitapahtumiin kunkin ikäkauden ryhmältä.

Tapahtuman johtaja pestaa itselleen staabin toteuttamaan tapahtumaa kanssaan. Staabiin voi kuulua johtajapari, muuta ydinryhmää, kokki jne. Tapahtuman johtajan ei ole tarkoitus tehdä kaikkea yksin, vaan tehtäviä voi, saa ja tulee delegoida.

Tapahtuman johtaja on siis kokonaisvastuussa tapahtumasta ja vastaa oman toiminnanalansa ministerille. Suuremmilla tapahtumilla, kuten piirileireillä tai SM-kisoilla voi olla myös piirihallituksen nimeämä ohjausryhmä. Vastaavasti kilpailuilla on piirin kisaryhmän nimeämä valvoja ja koulutuksilla kyseisestä koulutuksesta vastaava koulutusohjaaja (tai muu koulutusryhmän jäsen).

Jokaisella tapahtumalla on tavoite, joka voi tulla partio-ohjelmasta, koulutusjärjestelmästä tai se voi olla piirihallituksen määrittämä. Keskustelu oman toiminnanalan ministerin kanssa ja toiminnanalan materiaaleihin tutustuminen auttaa hahmottamaan, miksi tapahtuma järjestetään. Tapahtuma voi olla osa suurempaa kokonaisuutta tai esimerkiksi keino toteuttaa piirin strategiaa ja viedä toimintatapoja lippukuntiin.

Tutustu esimerkiksi seuraaviin materiaaleihin:

Tapahtumaa järjestävän ydinporukan on hyvä miettiä myös omat tavoitteensa tapahtumalle.

  • Kuinka paljon toivotte osallistujia?
  • Millaista palautetta toivotte?
  • Miten toivotte tapahtuman vaikuttavan sen osallistujiin?
  • Mitä toiveita teillä on tapahtuman järjestelyiden suhteen toinen toisillenne?

Tapahtumapaikka varataan mahdollisimman aikaisessa vaiheessa, sillä se toimii runkona kaikelle suunnittelulle. Partiotoimisto auttaa tarvittaessa kurssipaikan etsimisessä ja valitsemisessa. Tapahtumapaikkojen varaukset hoitaa pääasiassa tapahtuman johtaja, pois lukien Asinsaari, jonka varauksia saa tehdä ainoastaan järjestösihteeri. Suurempien tapahtumien kohdalla voidaan erikseen sopia myös järjestösihteerin vastaavan tapahtumapaikkojen varauksista.

Tapahtumapaikan valintaan vaikuttavat

  • hinta, arvonlisävero nostaa maksuja
  • tilat, sopivuus kyseiselle tapahtumalle
  • sijainti ja kulkuyhteydet
  • talvikäytettävyys

Lisäksi on aina hyvä varmistaa tapahtumapaikkaan liittyvät perustiedot, kuten vesi. Toisinaan jopa Asinsaaren kaivo voi olla pois käytöstä, jolloin paikalle on tuotava vesi kanistereissa. Älä siis koskaan oleta, vaan varmista.

Järjestösihteeri luo jokaiselle tapahtumalle rungon Kuksaan, yleensä kopioiden edellisen vuoden tapahtuman ja laittaa tapahtuman loppuun 'Älä ilmoittaudu vielä'.

Tapahtuman johtaja täydentää ilmoittautumislomakkeen

  • tapahtuman tiedoilla (ilmoittautumisaika, tapahtumapaikka jne)
  • 'Lisätiedot kotisivun ilmoittautumislomakkeelle' -kohtaan perustiedot tapahtumasta, jotka halutaan näkyvän ilmoittautumisvaiheessa
  • 'Vahvistusviesti ilmoittautumisen jälkeen' -kohtaan vahvistusviestin lähettäjän nimen ja sähköpostiosoitteen (yleensä tapahtuman johtajan) sekä viestin, jonka haluaa näkyvän ilmoittautujalle
  • 'Kuvaus kotisivuille' -kohtaan kaiken oleellisen tiedon tapahtumasta. Nämä tiedot näkyvät pienellä viiveellä Tapahtumakalenterissa.

Muista ilmoittaa myös toimistolle, milloin tapahtuman tiedot ovat valmiina. Järjestösihteeri auttaa tarvittaessa tapahtuman päivittämisessä.

Ilmoittautumislinkki tulee näkyviin nettisivuille, kun poistaa täpät

  • Älä näytä tätä tapahtumaa partion nettisivujen tapahtumakalenterissa.
  • Älä näytä tapahtuman ilmoittautumislinkkiä partion nettisivujen tapahtumakalenterissa

Heimoviestiin ja muihin mainoksiin laitetaan tieto: 'Ilmoittautumislinkki löytyy piirin nettisivuilta.'

Kun muokkaat tai jos luot tapahtuman itse, niin huomioi seuraavat asiat:

  • Piirin tapahtumien nimet ovat aina muotoa ”E-KP Tapahtuman nimi”
  • Voit muokata tapahtuman nimeä haluamaksesi, mutta muista pitää nimen edessä E-KP.

Älä koske tapahtuman maksuja määrittäviin kohtiin Kuksa-tapahtumassa.  Jos näitä on tarpeen muokata, ole yhteydessä järjestösihteeriin. Hintatietoja voi muuttaa.