Tapahtuman vastuuhenkilönä toimii tapahtumaan nimetty johtaja. Hän vastaa suunnittelusta ja toteutuksesta sekä raportoinnista. Hän vastaa siitä, että tapahtuma täyttää sille asetetut odotukset ja ettei suunniteltu talousarvio mene miinukselle.
Tapahtumanjohtajan apuna on nämä Ohjeet tapahtumanjohtajalle -nettisivut sekä näiltä sivuilta löytyvä Tapahtumanjohtajan muistilista. Kilpailujen ja koulutusten järjestäjille on myös joitakin erillisiä lisäohjeita, jotka eivät kosketa muita tapahtumia.
Johtajan tapahtumalle pestaa joko toiminnanalasta vastaava ministeri tai joku muu toiminnanalan luottiksista. Hän toimii myös tukena koko pestin ajan. Samoin neuvoja ja tukea saa oman toiminnanalan ryhmältä, esim. kursseihin liittyen koulutusryhmältä, kisoihin kilpailujaostolta sekä ikäkausitapahtumiin kunkin ikäkauden ryhmältä.
Tapahtuman johtaja pestaa itselleen staabin toteuttamaan tapahtumaa kanssaan. Staabiin voi kuulua johtajapari, muuta ydinryhmää, kokki jne. Tapahtuman johtajan ei ole tarkoitus tehdä kaikkea yksin, vaan tehtäviä voi, saa ja tulee delegoida.
Tapahtuman johtaja on siis kokonaisvastuussa tapahtumasta ja vastaa oman toiminnanalansa ministerille. Suuremmilla tapahtumilla, kuten piirileireillä tai SM-kisoilla voi olla myös piirihallituksen nimeämä ohjausryhmä. Vastaavasti kilpailuilla on piirin kisaryhmän nimeämä valvoja ja koulutuksilla kyseisestä koulutuksesta vastaava koulutusohjaaja (tai muu koulutusryhmän jäsen).
Jokaisella tapahtumalla on tavoite, joka voi tulla partio-ohjelmasta, koulutusjärjestelmästä tai se voi olla piirihallituksen määrittämä. Keskustelu oman toiminnanalan ministerin kanssa ja toiminnanalan materiaaleihin tutustuminen auttaa hahmottamaan, miksi tapahtuma järjestetään. Tapahtuma voi olla osa suurempaa kokonaisuutta tai esimerkiksi keino toteuttaa piirin strategiaa ja viedä toimintatapoja lippukuntiin.
Tutustu esimerkiksi seuraaviin materiaaleihin:
Tapahtumaa järjestävän ydinporukan on hyvä miettiä myös omat tavoitteensa tapahtumalle.
- Kuinka paljon toivotte osallistujia?
- Millaista palautetta toivotte?
- Miten toivotte tapahtuman vaikuttavan sen osallistujiin?
- Mitä toiveita teillä on tapahtuman järjestelyiden suhteen toinen toisillenne?
Tapahtumapaikka varataan mahdollisimman aikaisessa vaiheessa, sillä se toimii runkona kaikelle suunnittelulle. Partiotyöntekijät auttavat tarvittaessa kurssipaikan etsimisessä ja valitsemisessa. Tapahtumapaikkojen varaukset hoitaa tapahtuman johtaja tai toimihenkilö, yhdessä sovitun mukaisesti.
Tapahtumapaikan valintaan vaikuttavat
- hinta, arvonlisävero nostaa maksuja
- tilat, sopivuus kyseiselle tapahtumalle
- sijainti ja kulkuyhteydet
- talvikäytettävyys
Lisäksi on aina hyvä varmistaa tapahtumapaikkaan liittyvät perustiedot, kuten vesi. Toisinaan vaikkapa leirikeskuksen kaivo voi olla pois käytöstä, jolloin paikalle on tuotava vesi kanistereissa. Älä siis koskaan oleta, vaan varmista.
Työntekijä luo jokaiselle tapahtumalle rungon Kuksaan edellisen toimintakauden lopussa. Tätä varten tapahtumanjohtajan tulee toimittaa työtekijälle tapahtuman kuvaus ja perustiedot näkyviin nettisivujen tapahtumakalenteriin jo hyvissä ajoin.
- tapahtuman tiedot (päivämäärät, ilmoittautumisaika, tapahtumapaikka jne)
- perustiedot ja kuvaus tapahtumasta mahdollisimman kattavasti jo hyvissä ajoin. Tähän voidaan täydentää yksityiskohtaisempia tietoja tapahtumasta lähempänä tapahtumaa
- tapahtuman hinta
Voit myös täydentää tietoja lähempänä tapahtumaa.
Kun muokkaat tai jos luot tapahtuman itse, niin huomioi seuraavat asiat:
- Piirin tapahtumien nimet ovat aina muotoa ”E-KP Tapahtuman nimi”
- Voit muokata tapahtuman nimeä haluamaksesi, mutta muista pitää nimen edessä E-KP.
Muista määrittää Kuksaan myös mm. koulutusosiot, jotka tapahtumassa toteutuu.
