Piirihallituksen kokoukset

Etelä-Karjalan Partiolaiset ry:n sääntöjen mukaan

PIIRIN HALLITUS JA SEN TEHTÄVÄT

Piirin hallituksen muodostavat hallituksen puheenjohtaja, joka toimii piirinjohtajana ja varapuheenjohtaja, joka toimii piirin varajohtajana ja kuusi (6) muuta jäsentä.
Jäsenet valitaan kahdeksi (2) piirin toimikaudeksi kerrallaan yhtäjaksoisesti enintään kuudeksi (6) piirin toimintakaudeksi ja heistä on erovuorossa puolet.

Hallituksen tehtävänä on:

  1. ohjata ja valvoa piirin toimintaa
  2. edustaa piiriä
  3. huolehtia piirin kokousten koollekutsumisesta
  4. huolehtia piirin kokousten päätösten täytäntöön panosta
  5. ratkaista jäseneksi liittymisanomukset
  6. vastata piirin talouden ja omaisuuden hoidosta
  7. vahvistaa 9 §:ssä mainitut ohjesäännöt
  8. ottaa piirille tarpeelliseksi katsomansa toimihenkilöt

Tiivistelmät keskeisimmistä kokouksissa käsitellyistä asioista

PiHa 7/19

  • Kuultiin vaalitoimikunnan tilannekatsaus
  • Käsiteltiin toiminnansuunnittelua sekä talousarvion aikataulua ja tavoitteita.
  • Päätettiin käynnistää toimintakilpailun sääntöjen uudistaminen.
  • Päätettiin ohjeistaa loppujakin lippukuntia ottamaan käyttöön sähköinen Kuksa-laskutus. Paperilaskujen toimittamisesta lippukunnille aloitetaan perimään 5 euron käsittelymaksu 1.9.2019 alkaen.

PiHa 6/19

  • Kuultiin vaalitoimikunnan kuulumiset.
  • Käsiteltiin toiminnansuunnittelua.
  • Valittiin piirin lahjamukin toimittaja.
  • Keskusteltiin piirin kannasta peruskirjan uudistuksesta ja yhteydenpidosta kirkkoon ja seurakuntiin.
  • Vahvistettiin vuoden 2020 kulukorvaukset ja kisojen osallistumismaksut.
  • Keskusteltiin adventtikalenterikampanjan kannustepalkinnoista myyjille ja lippukunnille.
  • Käynnistettiin syyskokouksen valmistelut.

PiHa 5/19

  • Kuultiin vaalitoimikunnan kuulumiset
  • Merkittiin tiedoksi toiminnansuunnittelun tilanne ja merkittiin tiedoksi vapaaehtoistutuen valiokunnan nostamat asiat.
  • Päätettiin järjestää luottis-/LPKJ-syksynavauspäivä samaan aikaan vapaaehtoistuon koulutusten kanssa.
  • Päätettiin tilata piirille yksi iso banderolli ja rollup.
  • Käsiteltiin Piirileiri Saagan projektisuunnitelma ja alustavaa talousarviota.
  • Keskusteltiin piirin sääntöjen muuttamisesta.
  • Käsiteltiin toiminnantarkastajien ja toiminnantarkastajien valintoja syyskokoukselle.
  • Myönnettiin avustusta 25 €/osallistuja Lauritsalan Sinisiskojen ja Siniveljien

    Alankomaiden Jamborettelle 2019. Velvoitettiin kirjoittamaan matkakertomus Heimoviestiin ja testaamaan piirin snapchat- tiliä matkan aikana.

PiHa 4/19

  • Merkittiin tiedoksi toimintakilpailun voittaja
  • Kuultiin vaalitoimikunnan kuulumiset
  • Merkittiin tiedoksi SP:ltä tulleet valtioapuohjeistukset
  • Käynnistettiin vuoden 2019 adventtikalenterikampanja merkitsemällä tiedoksi Loppuraportti 2018 ja Kampanjasuunnitelma 2019
  • Hyväksyttiin Skinnarilan Lutuset ry piirin jäseneksi
  • Keskustelun jälkeen päätettiin, että toimintaa käynnistäviä lippukuntia tuetaan vapaamuotoisen hakemuksen mukaan. Hakemuksessa tulee selvitä käyttötarkoitus ja tuen käytöstä tulee raportoida viipymättä.
  • Päätettiin ottaa käyttöön kasvun palkitsemiseksi Kasvupallo-kiertopalkinto, jonka lahjoitti Timo Seppälä (LW). Ensimmäiseksi kiertopalkinto meni Ruokolahden Erätovereille.

PiHa 3/19

  • Keskusteltiin Whatsappin käytöstä piirin viestintäkanavana
  • Käynnistettiin vaalitoimikunnan toiminta
  • Jatkettiin toiminnansuunnittelun käsittelyä
  • Päätettiin, ettei ainakaan vielä siirretä Heimoviestiä yhteispostitukseen Partio-lehden kanssa
  • Päätettiin kilpailuttaa Heimoviestin painatus vuosille 2020-2021
  • Hyväksyttiin piirille uudet kisasäännöt

PiHa 2/19

  • viimeisteltiin vuoden 2018 toimintakertomus sekä tilinpäätös esitettäväksi kevätkokoukselle
  • toiminnansuunnittelu 2020 aikataulu, toteutus ja vastuut
  • jäsemaksut vuodelle 2020, piirihallitus ei esitä kevätkokoukselle muutoksia nykyisiin
  • vahvistettiin Ohjeita tapahtumanjohtajalle-sivuston sisältö uusille verkkosivuille
  • päätettiin hankkia piirille kuvapankkipalvelu kuvat.fi sivustolta hintaan 7e(+alv)/kk

PiHa 1/19

  • Hyväksyttiin piirinjohtajien työnjako vuodelle 2019.
  • Hyväksyttiin työntekijän työnkuva vuodelle 2019.
  • Merkittiin tiedoksi vastuuvalmentajien lippukuntajako vuodelle 2019.
  • Valtuutettiin ansiomerkkiryhmää työstämään myöntämisperusteet piirin uudelle ansiomerkille.
  • Työstettiin vuosikertomusta.
  • Aloitettiin kevätkokouksen valmistelut.
  • Myönnettiin talousryhmälle talousohjesäännön nojalla 45 000 euron myyntirajaa ajanjaksolle 21.1.2019 – 31.12.2019 lyhytaikaisten sijoitusten hoitamiseksi.
  • Täydennettiin ryhmiä ja muita kokoonpanoja.

PiHa 10/18

  • Hyväksyttiin Heimoviestin mediakortti vuodelle 2019.
  • Päätettiin tilata uudet nimineulat piirihallituksen jäsenille ja muut piiriluottikset voivat tilata nimineulan omakustannushintaan.
  • Päätettiin päivittää tapahtumanjohtajan käsikirja nettiversioksi piirin uusille nettisivuille ja ne esitellään kevätkokouksen yhteydessä.
  • Hyväksyttiin ansiomerkkiryhmän esitys toimintaohjesääntöön ansiomerkkiryhmän osalta.
  • Vahvistettiin ja merkittiin tiedoksi ryhmien ja jaostojen kokoonpanoja.
  • Hyväksyttiin kolme uutta partiojohtajaa piirin jäseneksi.
  • Merkittiin tiedoksi, että järjestösihteeri Jaana Hyrkkäsen laati viestinnän työympäristön Teamsiin Markkinointiviestinnän erikoisammattitutkinnon näyttönä.

PiHa 10/18

  • Hyväksyttiin Heimoviestin mediakortti vuodelle 2019.
  • Päätettiin tilata uudet nimineulat piirihallituksen jäsenille ja muut piiriluottikset voivat tilata nimineulan omakustannushintaan.
  • Päätettiin päivittää tapahtumanjohtajan käsikirja nettiversioksi piirin uusille nettisivuille ja ne esitellään kevätkokouksen yhteydessä.
  • Hyväksyttiin ansiomerkkiryhmän esitys toimintaohjesääntöön ansiomerkkiryhmän osalta.
  • Vahvistettiin ja merkittiin tiedoksi ryhmien ja jaostojen kokoonpanoja.
  • Hyväksyttiin kolme uutta partiojohtajaa piirin jäseneksi.
  • Merkittiin tiedoksi, että järjestösihteeri Jaana Hyrkkäsen laati viestinnän työympäristön Teamsiin Markkinointiviestinnän erikoisammattitutkinnon näyttönä.

PiHa 9/18

  • Valittiin piirin syyskokouksen ohjeistamana tilintarkastajaksi Venka Oy.
  • Päivitettiin piirin tapahtumien peruutusohje käyttöön 1.1.2019 alkaen.
  • Myönnettiin Hepohiekan saunaprojekti projektiryhmälle tarvittavia valtuuksia hoitaa saunaprojektin sopimus-, hakemus- ja lupapapereita. Lisäksi velvoitettiin projektiryhmää raportoimaan kolmen kuukauden välein projektin etenemisestä.
  • Päätettiin tilata 50 kpl piirin huiveja V Keskimäki OY:ltä. Lisäksi keskusteltiin piirin huivin käytöstä.
  • Päätettiin käynnistää piirin uusien nettisivujen teko SP:n tuottamien piirien nettisivupohjille.

PiHa 8/18

  • Kuultiin vaalitoimikunnan tilannetiedotus.
  • Vahvistettiin Heimoviestin 2019 ilmestymisaikataulu.
  • Päätettiin lunastaa loput Partiokaupan Erätulen osakkeet vuonna 2014 päätöksen mukaisesti 10 eurolla.

PiHa 7/18

  • Kuultiin vaalitoimikunnan tilannetiedotus.
  • Hyväksyttiin toimintasuunnitelma esitettäväksi piirin syyskokoukselle.
  • Hyväksyttiin talousarvio esitettäväksi piirin syyskokoukselle.
  • Päätettiin, että piirin logoa käytetään silloin, kun halutaan korostaa piiriä (kunniakirjat, juhlat, tvs.). Virallisissa kirjeissä ja ulkopuolisessa viestinnässä käyte-tään SP:n logo, jonka alapuolella on ’Etelä-Karjalan Partiolaiset ry’.
  • Päätettiin esittää syyskokoukselle, ettei piiri aseta 3-jäsenmaksua vuodelle 2019.
  • Päätettiin vuoden 2019 toimintakilpailun painopisteeksi KISAOSALLISTUMISET.
  • Päivitettiin Hepohiekan hinnasto heti käyttöön.
  • Hyväksyttiin yksi uusi partiojohtaja piirin jäseneksi.
  • Tarkennettiin: Nimenkirjoitusoikeus on piirinjohtajalla, piirin varajohtajalla ja piirin työntekijällä sekä kaikilla piirihallituksen jäsenillä on piirin edustusoikeus.

PiHa 7/18

  • Kuultiin vaalitoimikunnan tilannetiedotus.
  • Hyväksyttiin toimintasuunnitelma esitettäväksi piirin syyskokoukselle.
  • Hyväksyttiin talousarvio esitettäväksi piirin syyskokoukselle.
  • Päätettiin, että piirin logoa käytetään silloin, kun halutaan korostaa piiriä (kunniakirjat, juhlat, tvs.). Virallisissa kirjeissä ja ulkopuolisessa viestinnässä käyte-tään SP:n logo, jonka alapuolella on ’Etelä-Karjalan Partiolaiset ry’.
  • Päätettiin esittää syyskokoukselle, ettei piiri aseta 3-jäsenmaksua vuo-delle 2019.
  • Päätettiin vuoden 2019 toimintakilpailun painopisteeksi KISAOSALLISTUMISET.
  • Päivitettiin Hepohiekan hinnasto heti käyttöön.
  • Hyväksyttiin yksi uusi partiojohtaja piirin jäseneksi.
  • Tarkennettiin: Nimenkirjoitusoikeus on piirinjohtajalla, piirin varajohtajalla ja piirin työntekijällä sekä kaikilla piirihallituksen jäsenillä on piirin edustusoikeus.

PiHa 6/18

  • Kuultiin vaalitoimikunnan tilannetiedotus.
  • Päätettiin toteuttaa metsänhoidolliset hakkuut. Tuotto ohjataan Hepohiekan alueen kehittämiseen.
  • Päätettiin vuoden 2019 kulukorvauksista ja piirin kisojen kisamaksuista.
  • Päätettiin uudet ohjeet ja ehdot kisojen voiton palautumisesta ja tappion jakamisesta 1.1.2019 alkaen.
  • Hyväksyttiin adventtikalenterikampanjan kannustepalkinnot myyjille ja lippukunnille.
  • Käynnistettiin syyskokouksen valmistelut.
  • Hyväksyttiin Partiomestari 2019 aiesopimus.
  • Keskusteltiin piirin tähtikartasta.

PiHa 5/18

  • Keskusteltiin Kriisikeskukselta saadun lahjoituksen tasapuolisesta jakamisesta lippukuntiin.
  • Keskusteltiin piirileirin tavoitteiden asettamisesta.
  • Päätettiin järjestää piiriluottiksille ja johtokolmikolle syksynavauspäivä la 25.8.
  • Myönnettiin Parikkalan Ilveksille avustus ulkomaanmatkaan.

PiHa 4/18

  • Nimettiin vaalitoimikunta.
  • Aloitettiin Tapahtumajohtajan käsikirjan päivittäminen.
  • Täydennettiin talousryhmän kokoonpanoa.
  • Käsiteltiin kokonaisvaltaisesti Hepohiekan kehittämistä ja myönnettiin lisämääräraha saunan laiturin kulkusillan korjaukseen. Päätettiin aloittaa metsän metsähoidollisten hakkuiden suunnittelu.

PiHa 3/18

  • Valittiin piirileirin 2020 johtokolmikko; leirinjohtaja Laura Leinonen (Parv), ohjelmajohtaja Emmi Niitlahti (LTT), pestijohtaja TImo Lampi (LW).
  • Koottiin piiriluottispesteistä listaus.
  • Keskusteltiin toimintasuunnitteluprosessista.
  • Keskusteltiin piirin osallistumisesta Partiotoiminnan laadun kriteerien pilotointiin.
  • Keskusteltiin tietosuoja-asioista.

PiHa 2/18

  • Hyväksyttiin tilinpäätös hyväksyttäväksi piirin kevätkokoukselle.
  • Keskustelun jälkeen päätettiin esittää kevätkokoukselle jäsenmaksun korotusta.
  • Käsiteltiin vuosikertomusta.
  • Päätettiin ICT-palvelujen järjestäjästä.
  • Käynnistettiin toiminnansuunnittelu vuodelle 2019.
  • Päivitettiin kriisiviestintäohje.
  • Kuultiin valtakunnallisten seppopäivien teemoista ja tapahtumaan osallistumisesta.
  • Keskusteltiin piirileirin 2020 johtokolmikosta.
  • Keskusteltiin jäsenkysymyksestä, johon SP on toivonut kantaa jokaisesta piiristä.

PiHa 1/18

  • Vahvistettiin piirijohtajien ja järjestösihteerin työkuva.
  • Vahvistettiin lippukuntavalmentajien lippukuntajako.
  • Merkittiin tiedoksi vuoden 2018 Heimoviestin mediakortti ja Hepohiekan hinnasto, joihin ei oltu esitetty muutoksia edelliseen vuoteen.
  • Tarkennettiin turva-aikuisen pestin pestikuvausta.
  • Päätettiin käyttää yhteisvastuukeräyksestä saatuja diakoniatyön kautta ohjattuja tukirahoja vähävaraisten partiolaisten leiri- ja retkiosallistumismaksuihin.
  • Hyväksyttiin ansiomerkkiryhmän esittämät muutokset piirin ansiomerkkiohjeisiin ja toimintaohjeeseen ansiomerkkiryhmän osalta.
  • Käynnistettiin vuosikertomuksen kokoaminen ohjeistamalla ryhmiä toimittamaan aineistoja.
  • Hyväksyttiin kaksi uutta partiojohtajaa piirin jäseneksi.